ご利用者のご家族様への外食レクの案内状の書き方

ご家族様の案内状の書き方について 教えてください。デイサービスで勤務する者です。外食レクを計画しており、外食レクで使う予算の報告と、その月の月末の請求書で一緒に請求する事が可能かの案内状をご家族様に送るのですが、返信はもしそれが払えない場合